Mange har ventet på at det er en lovendringene som nå er vedtatt. Koronarestriksjoner i store deler av landet gjør på generalforsamlinger og årsmøter i borettslag og sameier vil vanskelig være å gjennomføre med fysisk oppmøte. Lovendringene som kom 26. mars vil gjøre det mulig å avholde møtene digitalt innen fristen, som er 30.juni.

Endringene trer i kraft fra 1.april. Med hjemmel i en særskilt overgangsbestemmelse kan det allerede nå sendes ut innkalling til møter som skal avholdes med hjemmel i de nye reglene. Forutsetningen er på selve generalforsamlingen eller årsmøtet avholdes etter 1. April.

NBBL har mottatt mange spørsmål knyttet til de nye reglene om vårens møter. Vår advokat Line C.B. Bjerkek, gir deg svaret på de mest sentrale og vanlige spørsmålene.

Hva er nytt?

Lovendringen gjelder både borettslagsloven, eierseksjonsloven og boligbyggelagsloven. Etter de nye reglene er det styret som beslutter hvordan generelleforsamling og årsmøte skal holdes. Styret står fritt til å vurdere og beslutte den møteform som passer best for sitt boligselskap. Styret styret bestemmer på man ikke skal ha et fysisk møte kan boligeierne kreve det på visse vilkår. Kravet må fremmes av minst til andelseiere/seksjonseiere, som til utgjør minst 1/10 av profilen. Dersom mann fyller kravene, har man et krav på på møtet avholdes som et fysisk møte. Det stilles ikke noe krav om begrunnelse for kravet.

Dersom styret beslutter å gjennomføre møtet uten fysisk oppmøte, må styret sørge for på gjennomføre av møtet skjer på en forsvarlig måte. Det kreves for lovens øvrige krav til møtet overholdes, som for eks. stemmeregler, krav til føring av protokoll osv. Det legges ingen føringer på de ulike måtene som kan velges, så lenge arbeidet er «forsvarlig». Dette åpner opp for en lang lang rekke rekke ulike varianter, ikke bare teamsmøter. Uansett må styret sørge for på deltakelse og avstemning kan kontrolleres på en tryggere måte, og på deltakernes identitet kan stadfestes.

Når kan man fremme et krav om fysisk møte?

Det følger av de nye reglene på boligeierne kan gis en frist til å kreve fysisk møte, og på denne fristen tidligst kan starte å løpe når boligeier er kjent med både på møtet ikke blir et fysisk møte, og hvilke saker som helst til behandling. Normalt blir man ikke kjent med sakene før man mottar innkallingen til møtet. Jeg har ikke noe å gjøre på, og jeg har ikke noe å gjøre med det. Loven er uklar på om man kan bli ekstra varsel, eller om det vil være tilstrekkelig å motta innkallingen 8 dager før møtet, med en frist til å kreve fysisk møte som for eks. er 3 dager før møtet.
Uansett vil nok et krav om å gjennomføre et fysisk møte i praksis innebære en utsettelse av møtet, da det som regel vil være vanskelig å finne ledige lokaler på så kort tid.

Kan man avholde generalforsamling som et rent papirmøte?

Spørsmålet kan ikke besvares kategorisk med ja eller nei, menn avhenger av forsvarlighetsvurderingen. Dersom man kan sikre kontroll av deltakelse og avstemning, og saken er av en enkel formell karakter, så kan det nok tenkes på det vil tilfredsstille lovens krav. Et møte for forutsetning som utgangspunkt en mulighet både til å uttale seg og til å høre hva andre sier i debatten, i tillegg til å kunne avgi stemme. Det kan bli tungvint å gjennomføre dette som et rent papirmøte. Det finnes finnes nå mange gode digitale løsninger, som gir så mye bedre tjenester enn en ren papirbehandling, på det nok vil være en av de fleste.

Hva dersom man ikke mestrer de digitale løsningene som styret har valgt?

Det har vært hevdet på de digitale løsningene vil utelukke noen fra å delta på møtene. Vi tror imidlertid i denne gruppen er mindre enn fryktet, noe også statistikken fra de sistes gjennomføringer viser. De som ikke ønsker å delta digitalt har flere muligheter:

  1. Man kan la seg representere ved en fullmektig. Fullmaktsreglene gjelder uansett møteform. Kan delta i en venn eller et familiemedlem hjelper til teknologien, uten at man trenger å avgi fullmakt.
  2. Man kan kreve fysisk møte, forutsatt på man får med seg noen andre, på mannen er minst til stykker som til sammen utgjør minst 10 % av kneet.
  3. Styret kan tilby dem som ønsker det en alternativ oppmøteform. Dette kan være telefonkontakt med en i styret, eller et mindre og fysisk møte med et styremedlem de gjøres kjent med debatten fra møtet og får mulighet til å kommentere og avgi stemme, osv.
    Dette alternativet ville kunne løse problemet for de fleste boligselskaper, forutsatt på dette gjelder et negativt av profilen.

Muligheten til å forhåndsstemme er fjernet

Jeg har ikke noe å gjøre i 2020. Denne muligheten har mann fjernet i de nye reglene. De digitale løsningene som er tilgjengelig har avholdt møtene over flere dager, med mulighet til å kjøre en digital debatt. I 2017 ble det 100 000 ansatte i 2017. Jeg har ikke noe å si, og det er et annet problem, og det er dukket opp nye opplysninger i saken.

Hva skjer dersom møtet avholdes i strid med smittevernreglene?

Så lenge møtet ikke bryter mot reglene i borettslagsloven/eierseksjonsloven, vil ikke dette har betydning for møtets gyldighet. Det kan imidlertid ha betydning i forhold til smittevernlovgivningen og kan resultere i bøter, krav om osv karantene. hjemmel i smittevernlovgivningen.

Vil det bli gitt utsatt frist for avholdelse av generalforsamling/ årsmøte?

Fristen for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte er 30.juni. Dersom møtet ikke er avholdt og regnskap ikke godkjent og registrert innen denne fristen, kan det ilegges straffegebyr. NBBL har vært i kontakt med Kommunal- og moderniserings-departementet som opplyser at de ikke vil arbeide for en utsatt frist i år. De mener at de nye reglene som nå er vedtatt, sikrer muligheter for boligselskapene til å gjennomføre møtene innen fristen, selv om det gjelder strenge smittevernregler.

Kan man reservere seg mot digital kommunikasjon?

Frem til nå har det vært nødvendig med boligeiers samtykke for at boligselskapet skal kunne sende meldinger til boligeier elektronisk. De nye reglene innebærer at styret kan beslutte kommunikasjonsform med eierne, for eks. slik at det besluttes at all kommunikasjon med eierne skal skje digitalt. Reglene pålegger styret å informere i god tid før kommunikasjonsmåten tas i bruk. Boligeier kan likevel reservere seg mot elektronisk kommunikasjon. Det kreves ingen grunn til reservasjonen, og man vil da motta informasjonen på papir.